Mẹo GOOGLE: Làm việc tại nhà an toàn với bộ công cụ...

Mẹo GOOGLE: Làm việc tại nhà an toàn với bộ công cụ chat – video – chia sẻ tài liệu

97
CHIA SẺ

Các phần mềm video call đã nở rộ và tăng trưởng đột biến như ZOOM đang chịu sự chỉ trích vì tính bảo mật yếu kém, thông tin người dùng bị khai thác và lộ các bí mật kinh doanh. Nhiều nước đã cấm dùng ZOOM cho công việc. Ở Việt Nam Zoom được dùng để live -video streaming cho phòng hợp, lớp học rất nhiều nhưng cớ một ứng dụng khác c ủa Google đó là MEET với đường truyền rất tốt và đơn giản ngay trên trình duyệt .

Dưới đây là bộ công cụ thừ tạo phòng chat, call video, hội họp, đặt lịch hẹn, chia sẻ tài liệu từ google. Đây là giải pháp an toàn, bảo mật, đầy đủ nhất cho học tập và làm việc từ xa.

 

8 lời khuyên để hoàn thành công việc khi làm việc tại nhà

Google Cloud x G Suite WFH.jpg
Smita Hashim
Giám đốc, Quản lý sản phẩm, Gặp gỡ Hangouts, Thoại & Lịch

Xuất bản ngày 12 tháng 3 năm 2020

Đọc bài đăng này bằng tiếng Ý , Tây Ban Nha , Pháp , Đức , Nga , Trung Quốc (truyền thống) , Trung Quốc (đơn giản hóa) , Hàn Quốc , Thái Lan , Indonesia và Việt Nam

Với nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc cách tốt nhất để giữ cho các nhóm được kết nối khi không phải ai cũng có thể ở cùng một vị trí, chúng tôi đã được một số khách hàng của chúng tôi hỏi về các đề xuất để duy trì năng suất và làm việc. Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất để thúc đẩy sự hợp tác khi các nhóm của bạn thấy mình làm việc từ xa.

Thiết lập nhóm của bạn cho công việc từ xa

Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn có các công cụ và quy trình phù hợp được thiết lập trước khi bạn chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà. Khi chúng được thiết lập, đây là một vài bước bổ sung mà bạn có thể thực hiện trước:

 

1. Tạo một bí danh nhóm để dễ dàng giữ liên lạc. Một danh sách email trong đó bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm của bạn cho phép bạn nhanh chóng chia sẻ thông tin, và một phòng chat có thể được sử dụng để nhanh chuyển động các cuộc thảo luận.

2. Kiểm tra quyền chia sẻ trên các tài liệu quan trọng để cộng tác viên có thể chỉnh sửa và nhận xét khi cần . Bạn thậm chí có thể xem xét việc tạo một ổ đĩa chung nơi nhóm của bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp từ bất kỳ thiết bị nào.

3. Lên lịch các cuộc họp ngay bây giờ để bạn có thể giữ liên lạc sau. Thiết lập lời mời lịch , tạo chương trình nghị sự trước thời hạn và đính kèm các tài liệu có liên quan vào lời mời . Đó cũng là một ý tưởng tốt để đảm bảo mọi người đều quen thuộc với hội nghị video .

 

Giữ cho nhóm của bạn kết nối và tổ chức mỗi ngày

Bây giờ nhóm của bạn đã được thiết lập và mọi người đã sẵn sàng làm việc tại nhà, điều quan trọng là giữ mọi người trên cùng một trang. Bây giờ nhóm của bạn đã được thiết lập và sẵn sàng làm việc tại nhà, đây là một số cách để giữ mọi người trên cùng một trang.

4. Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để duy trì kết nối với đồng nghiệp của bạn. Làm việc tại nhà có thể bị cô lập đối với một số người, và hội nghị video là một cách tuyệt vời để giữ mọi người tham gia. Cố gắng hiển thị trên máy ảnh khi thích hợp, trình bày nội dung có liên quan và đặt câu hỏi để châm ngòi cho các cuộc hội thoại. Khi múi giờ ngăn mọi người tham gia cuộc họp, hãy ghi lại ngay sau đó để đảm bảo rằng người tham gia cảm thấy thoải mái khi được ghi lại!

5. Chia sẻ mục tiêu và cập nhật thường xuyên. Cho dù đó là thông qua một nhóm trò chuyện hoặc trong một tài liệu được chia sẻ mà mọi người cập nhật, hồ sơ về những gì đang được hoàn thành là một cách tuyệt vời để cảm thấy được kết nối, giữ cho mọi người cập nhật và theo dõi các mục hành động. Bạn cũng có thể thiết lập một trang web nội bộ để hợp nhất các thông tin và tài nguyên quan trọng thành một trung tâm trung tâm cho nhóm của bạn hoặc để chia sẻ thông tin với tổ chức của bạn rộng hơn.

6. Tiếp tục thực hành nghi thức nơi làm việc tốt. Chỉ vì nhóm của bạn không ở văn phòng không có nghĩa là họ không bận rộn. Kiểm tra lịch trước khi lên lịch các cuộc họp và khi bạn tiếp cận qua trò chuyện, hãy bắt đầu bằng cách hỏi liệu đây có phải là thời điểm tốt để nói chuyện không. Bạn cũng có thể chủ động thông báo cho đồng nghiệp về sự sẵn có của mình bằng cách thiết lập giờ làm việc trong Lịch. Bằng cách đó, nếu một thành viên trong nhóm cố gắng sắp xếp một cuộc họp với bạn ngoài giờ làm việc, họ sẽ nhận được thông báo cảnh báo.

Hoàn thành công việc của bạn trên Wi-Fi tại nhà

Chia sẻ không gian chia sẻ và kết nối internet tại nhà có nghĩa là bạn có thể cần chú ý đến nhu cầu của những người khác trong gia đình mình. Dưới đây là một vài lời khuyên.

7. Đừng dành cả ngày cho video. Có nhiều công cụ theo ý của bạn để giữ liên lạc với nhóm của bạn, cho dù đó là phòng trò chuyện, tài liệu được chia sẻ, khảo sát ngắn hoặc cuộc gọi hội nghị nhanh . Chọn những gì hoạt động tốt nhất, đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ kết nối internet.

8. Tìm đúng thiết lập cho bạn. Bạn có thể cần thử một vài cấu hình khác nhau trước khi khám phá cách tập trung và không làm người khác mất tập trung. Dưới đây là sáu mẹo để gọi video tốt hơn bao gồm cách bật phụ đề trực tiếp để bạn có thể đọc bản ghi của cuộc họp trong thời gian thực.

Để biết thêm thông tin, hãy xem  các video này  với các mẹo làm việc tại nhà, xem các cập nhật mới nhất trong bài viết trên Trung tâm Kiến thức của chúng tôi  về các mẹo để làm việc từ xa và đọc hướng dẫn sử dụng này  để làm việc từ xa với Hangouts Meet và Hangouts Chat .

Google Meet cheat sheet

Bạn muốn nhận được nhiều hơn từ các ứng dụng Google tại nơi làm việc hoặc trường học?   Đăng ký dùng thử G Suite miễn phí

""

""

Tổ chức các cuộc họp video trên toàn thế giới với nhiều người cùng một lúc.

Tham gia các cuộc họp ngẫu hứng trên đường đi, các lớp đào tạo ảo trên khắp thế giới, các cuộc phỏng vấn từ xa, và nhiều hơn nữa.

Gặp gỡ:  Web (meet.google.com) , Android hoặc iOS

Tải xuống Google Meet bắt đầu nhanh (PDF)

1. Lên lịch một cuộc họp video từ Lịch.

""

Truy cập Lịch Google và tạo sự kiện.

Tạo sự kiện: đặt tên cho cuộc họp, nhập ngày giờ, mời khách và quản lý chi tiết

 

2. Bắt đầu một cuộc họp video.

""

Từ trình duyệt: Nhập https://meet.google.com trong Trình duyệt Chrome.

Bắt đầu một cuộc họp từ web

 

Từ thiết bị di động của bạn: Mở ứng dụng Gặp gỡ trên thiết bị di động Android ( Play Store ) hoặc Apple ® iOS ®  ( App Store ).

Bắt đầu hội nghị truyền hình trên điện thoại di động

 

  3. Tham gia một cuộc họp video.

""

Một tiếng chuông vang lên khi 5 người đầu tiên tham gia cuộc họp. Những người tham gia bổ sung không kêu vang khi tham gia và được tự động tắt tiếng.

Từ Lịch: Trong Lịch , nhấp vào sự kiện bạn muốn tham gia.

Tham gia Gặp gỡ Hangouts

 

Từ Gmail: Nhấp vào liên kết cuộc họp trong văn bản hoặc email.

Tham gia từ một email

 

Từ Cuộc họp: Trong  Cuộc họp , tham gia cuộc họp theo lịch hoặc sử dụng mã cuộc họp.

Tham gia từ web bằng mã

 

Từ thiết bị di động của bạn: Mở   sự kiện Lịch hoặc lời mời họp để quay số vào cuộc họp từ điện thoại.

Tham gia qua điện thoại

 

Từ hệ thống hội nghị của bên thứ ba: Mở   sự kiện Lịch hoặc lời mời họp. Nhấp vào  Thêm tùy chọn  tham gia để tham gia từ hệ thống hội nghị của bên thứ ba.

Thêm tùy chọn tham gia từ web

4. Hợp tác trong một cuộc họp video.

""

Mẹo GOOGLE: Làm việc tại nhà an toàn với bộ công cụ chat - video - chia sẻ tài liệu 1

Chia sẻ tệp trên Google Drive

Bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục mà mình lưu trữ trong Google Drive với bất kỳ ai.

Khi chia sẻ trên Google Drive, bạn có thể cho phép mọi người chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ được xem tệp. Khi bạn chia sẻ nội dung trên Google Drive, chính sách chương trình Google sẽ áp dụng.

Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ

Chia sẻ một tệp duy nhất

  1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google DriveTài liệuTrang tính hoặc Trang trình bày.
  2. Nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
  3. Nhấp vào phần Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ Chia sẻ.

Bước 2: Chọn người để chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn

Chia sẻ với người cụ thể

  1. Trong mục “Mọi người”, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.
    • Lưu ý: Nếu bạn chia sẻ với địa chỉ email không phải là Tài khoản Google thì họ sẽ chỉ xem được tệp đó.
  2. Để chọn những hành động mà người nào đó có thể làm đối với tệp của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống Mũi tên xuống.
  3. Nếu bạn không muốn gửi email thông báo cho mọi người, hãy nhấp vào tùy chọn Nâng cao và bỏ chọn hộp Thông báo cho mọi người. Nếu bạn thông báo cho mọi người, thì email thông báo sẽ được gửi tới từng địa chỉ email bạn nhập.
  4. Nhấp vào Gửi.
Chia sẻ đường liên kết đến tệp
Chia sẻ công khai tệp

Chia sẻ và cộng tác trên một tệp với hơn 100 người

Tối đa 100 người có quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét có thể làm việc trên tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày cùng một lúc. Khi có hơn 100 người truy cập vào một tệp, chỉ chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp.

Cách chia sẻ và cộng tác trên một tệp với hơn 100 người:

Công bố tệp

Tạo trang web Google Sites

Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu

  • Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Câu trả lời sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người xem câu trả lời, hãy công bố bảng tính lên web và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Tìm hiểu cách công bố tệp.

Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người

Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người và tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nhanh, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:

Bắt đầu với Trang web

Bạn có thể làm gì với Trang web?

Bạn muốn nhận được nhiều hơn từ các ứng dụng Google tại nơi làm việc hoặc trường học?   Đăng ký dùng thử G Suite miễn phí
""
Trang web và menu hiển thịXây dựng các trung tâm dự án nội bộ, trang web nhóm, trang web công khai và nhiều hơn nữa mà không cần thiết kế, lập trình viên hoặc trợ giúp CNTT. Với Trang web Google mới, việc xây dựng trang web thật dễ dàng. Chỉ cần kéo nội dung mà bạn cần nó.

Khi bạn tạo một trang web mới, nó sẽ tự động được thêm vào Drive, giống như các tệp khác của bạn được lưu trữ trong Drive. Bạn có thể chỉnh sửa Trang web Google cùng với người khác trong thời gian thực và xem các thay đổi của nhau trực tiếp. Xuất bản trang web cho mọi người xem, hoặc hạn chế quyền chia sẻ và làm cho trang web chỉ có thể truy cập được đối với những người bạn muốn chia sẻ với họ, như nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.

Các trang web của Google đều phản hồi nhanh, điều đó có nghĩa là chúng cũng được tối ưu hóa cho máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Những gì bạn cần:
"" 10 phút
Tài khoản Tài khoản G Suite – Không có? Bắt đầu dùng thử 14 ngày miễn phí ngay hôm nay.

Nhận trang web:  Web (sites.google.com)

Lưu ý: Bạn có thể xem Trang web mới trên hầu hết các trình duyệt trên máy tính và thiết bị di động. Tuy nhiên, tại thời điểm này, bạn chỉ có thể chỉnh sửa nội dung Trang web mới trên máy tính bằng Chrome hoặc trình duyệt Mozilla ® Firefox ® .

""

Mục lục

Mục 1: Tạo trang web của bạn

1.1 Tạo trang web của bạn
1.2 Đặt tên cho trang web của bạn
1.3 Chọn bố cục
1.4 Chọn hình nền, loại tiêu đề và chủ đề
1.5 Thêm, sắp xếp lại và lồng trang
1.6 Thiết lập điều hướng trang web

Phần 2: Cập nhật và cá nhân hóa trang web của bạn

2.1 Thêm nội dung vào trang web của bạn
2.2 Chỉnh sửa văn bản
2.3 Chỉnh sửa phần
2.4 Chỉnh sửa hình ảnh
2.5 Thêm logo
2.6 Thêm nội dung từ một trang web khác
2.7 Di chuyển và thay đổi kích thước nội dung

Phần 3: Chia sẻ và cộng tác trên các trang web

3.1 Chia sẻ và cộng tác trên các trang web

Phần 4: Xem trước và xuất bản trang web của bạn

4.1 Xem trước trang web của bạn
4.2 Xuất bản trang web của bạn lần đầu tiên
4.3 Thay đổi URL của trang web
4.4 Không công bố trang web của bạn
4.5 Tìm kiếm trong một trang web

Bật hoặc tắt ghi âm cho Cuộc họp

Tính năng này có sẵn với phiên bản G Suite Enterprise và G Suite Enterprise dành cho Giáo dục. Để biết chi tiết, xem  So sánh phiên bản G Suite .


Từ ngày 30 tháng 9 năm 2020, khách hàng của G Suite có thể sử dụng các tính năng hội nghị video cao cấp của Google Meet, chẳng hạn như các cuộc họp lớn hơn (tối đa 250 người tham gia), phát trực tiếp và ghi âm. Sau ngày 30 tháng 9, chức năng Google Meet sẽ trở lại G Suite Basic, Business, Nonprofits hoặc Education dựa trên phiên bản của khách hàng. Tuy nhiên, các cuộc họp được ghi lại sẽ ở trong Drive của chủ sở hữu tương ứng.

Là quản trị viên của G Suite, bạn có thể cho phép người tổ chức cuộc họp và người tham gia trong cùng một tổ chức ghi lại các cuộc họp video.

Lưu ý: Các thay đổi thường có hiệu lực trong vài phút, nhưng có thể mất tới 24 giờ. Để biết chi tiết, hãy đi tới  Cách thay đổi lan truyền đến các dịch vụ của Google .

Bước 1: Bật Google Drive

Vì các bản ghi được lưu trữ trong Drive, bạn cần đảm bảo rằng Drive được bật cho người dùng của bạn. Để biết chi tiết, hãy bật hoặc tắt Drive Drive cho người dùng .

Bước 2: Bật hoặc tắt ghi âm cho Cuộc họp

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định: Đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức (để đặt theo bộ phận) hoặc đặt chúng vào một nhóm cấu hình (để đặt cho người dùng trên hoặc trong các phòng ban).

  1. Đăng nhập vào bảng điều khiển Google Admin của bạn .Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên , không phải tài khoản hiện tại của bạn makjovi @ gmail

  2. Từ trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy đi tới Gặp gỡ ứng dụng và sau đóG Suite và sau đóHangouts và Google Hangouts .

  3. Nhấp vào Cài đặt đáp ứng .
  4. Để áp dụng cài đặt cho mọi người, hãy để đơn vị tổ chức hàng đầu được chọn. Mặt khác, chọn một đơn vị tổ chức con hoặc một nhóm cấu hình .
  5. Nhấp vào Ghi và kiểm tra hoặc bỏ chọn hộp Cho phép mọi người ghi lại cuộc họp của họ .
  6. Nhấp vào Lưu . Nếu bạn đã định cấu hình một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè đơn vị tổ chức mẹ hoặc Bỏ đặt nhóm.
    Các thay đổi thường có hiệu lực trong vài phút, nhưng có thể mất tới 24 giờ. Để biết chi tiết, hãy đi tới  Cách thay đổi lan truyền đến các dịch vụ của Google .

Các thay đổi thường có hiệu lực trong vài phút, nhưng có thể mất tới 24 giờ. Để biết chi tiết, hãy xem Cách thay đổi lan truyền đến các dịch vụ của Google .

Tạo một phòng

Tạo một phòng trong Hangouts Chat cho các cuộc trò chuyện mà mọi người đều có thể tham gia và rời khỏi đó. Phòng thường dùng cho các cuộc trò chuyện diễn ra liên tục trong thời gian dài.

  1. Mở ứng dụng Chat.
  2. Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tìm người, phòng, bot.
  3. Nhấp vào Tạo phòng.
  4. Nhập một tên rồi nhấp vào Tạo.
  5. Nhấp vào Thêm người và bot.
  6. Nhập tên người, địa chỉ email và bot hoặc chọn từ danh sách đề xuất. Danh sách đề xuất sẽ bao gồm mọi người trong tổ chức của bạn, ngay cả khi họ không có Hangouts Chat. Hãy lặp lại quy trình này cho từng khách mời.
  7. Nhấp vào Gửi.
  8. Nhấp vào Chuỗi trò chuyện mới trong tên phòng để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới trong phòng.
Binomo là gì